Associazione Distributori e Noleggiatori di Beni Strumentali

Contratti noleggio senza carta: cosa serve? Gli elementi necessari per raggiungere l'obiettivo  “CARTA ZERO”. A cura del avv. Lorenzo Perino

Contratti noleggio senza carta: cosa serve?

Gli elementi necessari per raggiungere l'obiettivo “CARTA ZERO”. A cura del avv. Lorenzo Perino

FORMULAZIONE DELLE CONDIZIONI DI CONTRATTO CON RIFERIMENTO ALLA CARTA ZERO

Il contratto deve essere completo e corretto nella sua formulazione e contenere il riferimento esplicito alla possibilità di concluderlo esclusivamente in formato elettronico. Il conduttore così accetta esplicitamente le modalità di conclusione e archiviazione del contratto in formato elettronico.

MODULO D’ORDINE RIFERIBILE SEMPRE ALLE CGN

Il Modulo d’Ordine, contenente le condizioni particolari di noleggio (durata, prezzo, termini di pagamento, deposito cauzionale, ecc…) deve sempre essere riferibile in modo univoco alle Condizioni Generali di noleggio anche nella forma elettronica. Il riferimento deve essere alla versione di contratto sottoscritta dal Cliente in quel momento storico.

DOPPIA FIRMA DELLE CLAUSOLE VESSATORIE CONTENUTE NELLE CGN

Anche in formato elettronico ci dovranno essere due sottoscrizioni di seguito alle Condizioni Generali di Noleggio per la validità anche delle clausole vessatorie ex art. 1342 comma 2 c.c. e la loro opponibilità al Conduttore. La sottoscrizione avverrà sempre in modalità elettronica doppia apposizione di firma.

CHE FIRMA? FIRMA ELETTRONICA, AVANZATA, QUALIFICATA O DIGITALE.

La norma italiana prevede diverse tipologie di strumenti di firma elettronica, con diversi livelli di validità giuridica. Qui di seguito una veloce sintesi.

  1. Firma elettronica semplice: La Firma Elettronica è definita come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. La Firma Elettronica è definita in termini molto generali dal Legislatore: può essere un normalissimo PIN abbinato a una carta magnetica oppure credenziali di accesso costituite da nome utente e password. La neutralità tecnologica che caratterizza la definizione normativa della firma elettronica giustifica che la determinazione del valore probatorio del documento informatico su cui è apposta questa tipologia di firma sia rimessa alla decisione del giudice che dovrà tenere conto, caso per caso, delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
  2. Firma elettronica avanzata: La Firma Elettronica Avanzata è definita come “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”. In pratica la Firma Elettronica Avanzata è una Firma Elettronica con alcune caratteristiche di sicurezza aggiuntive.
  3. Firma elettronica qualificata: La Firma Elettronica Qualificata è la Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Ad esempio possono essere utilizzati dispositivi come i token o le smart card.
  4. Firma digitale: La Firma Digitale è definita come “un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici“. La norma richiede una particolare modalità tecnologica, quella della crittografia a chiavi asimmetriche.

 

RIFLESSI DI VALIDITA’: Quali sono le principali differenze a livello legale? I documenti informatici siglati con Firma Elettronica Avanzata, Firma Elettronica Qualificata, Firma Digitale, hanno la medesima efficacia probatoria della scrittura privata (quella prevista dall’art. 2702 del Codice Civile, tranne che per i contratti immobiliari nel caso si usi la Firma Elettronica Avanzata). Per i documenti informatici con Firma Elettronica Qualificata e con Firma Digitale vale la presunzione – vincibile con prova contraria che deve essere resa dal presunto firmatario – secondo cui l’utilizzo del dispositivo di firma è riconducibile al titolare.

FIRMA REPLICATA ANCHE SU VERBALI CONSEGNA E RIENTRO E DICHIARAZIONE FORMAZIONE

Tutta la documentazione contrattuale dovrà essere sottoscritta con le modalità elettroniche indicate, compresi i verbali di consegna e rientro e la dichiarazione del datore di lavoro prevista dall’art. 72 comma 2 del D.Lgs. 81/2008. Per questo ultimo documento potranno essere valutate dichiarazioni con durata annuale per i clienti abituali.

SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA

Successivamente alla redazione e sottoscrizione con l’ausilio della firma digitale, i contratti po­tranno essere conservati dalle controparti in sola modalità digitale secondo le norme in tema di Conservazione Sostitutiva di documento informatico. La Conservazione Sostitutiva dei contratti, che potrà essere eseguita sia con una soluzione in house che in full-outsourcing, potrà essere svolta seguendo una delle seguenti modalità:

  1. Conservazione Sostitutiva per singolo contratto, con apposizione al singolo file firmato di­gitalmente dalle controparti della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale a chiusura del processo di Conservazione Sostitutiva;
  2. Conservazione Sostitutiva per più contratti, secondo almeno due diverse modalità.
    1. Conservazione Sostitutiva di tipo “diretto”, ovvero tramite l’impiego di un software di com­pressione creare un unico file dei vari contratti firmati digitalmente e da conservare, e su cui verrà apposta la firma digitale del responsabile della conservazione e la marca temporale.
    2. Conservazione Sostitutiva di tipo “indiretto”, ovvero tramite la creazione di una evidenza in­formatica (lotto di chiusura) contenente le impronte dei singoli contratti firmati digitalmen­te, e la chiusura della Conservazione Sostitutiva con apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.

 

FORMAZIONE SPECIFICA DEL PERSONALE

L’utilizzo di procedure avanzate per l’eliminazione della carta e per la digitalizzazione di tutti i processi aziendali dovrà essere accompagnato da un progetto organico di formazione per tutto il personale coinvolto in modo da rendere sicura ed effettiva la smaterializzazione della documentazione. Il noleggiatore dovrà progettare e prevedere un percorso formativo tale da mettere gli operatori nelle condizioni di poter gestire facilmente i processi e garantire la corretta redazione, conservazione e archiviazione di tutta la modulistica contrattuale elettronica.

 

  1. TRASPARENZA VERSO IL CLIENTE CON INFORMATIVE E SITO WEB

L’utilizzo di queste modalità avanzate di gestione contrattuale e documentale non dovrà andare a scapito del cliente che dovrà essere sempre messo nelle migliori condizioni per poter gestire la sottoscrizione dei contratti nella consapevolezza dei loro contenuti. Il noleggiatore dovrà prevedere la redazione di materiale informativo in grado di rendere facilmente comprensibile al cliente la modalità di sottoscrizione degli accordi e i contenuti economici e legali dei contratti. Il sito Web aziendale dovrebbe avere un’area dedicata per il supporto clienti e, ove possibile, un’area dedicata per ogni cliente contenente la documentazione contrattuale sottoscritta e lo stato dei cotratti in essere, le scadenze e la documentazione in materia di salute e sicurezza richiesta.

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